Diyetisyen Dudu Merve DOĞAN
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Diyetisyen Dudu Merve DOĞAN olarak 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’ in, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’ in ve ilgili mevzuatın yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, ticari faaliyetlerimizi yerine getirirken herhangi bir şekilde temas ettiğimiz tüm gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunmasına, işlenmesine, silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ve bu çerçevede KVKK’ da yer alan gerekliliklerin eksiksiz olarak yerine getirilmesine büyük önem vermekteyiz.
İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kişisel verilerin tarafımca toplanması, kullanılması, paylaşılması, saklanması, işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi süreçleri ve prensipleri hakkında bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Ø KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
TANIMLAR
İşbu Politika’ da yer verilen terim ve kısaltmalara ilişkin tanımlar aşağıdaki gibidir:
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sahibi/İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik.
Ø KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
Diyetisyen kişisel verileri KVKK ve ilgili diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlemekte, saklamakta ve imha etmektedir. Bu çerçevede, Diyetisyen tarafından kişisel veriler işlenirken, saklanırken ve imha edilirken KVKK’ da yer alan aşağıdaki ilkelere tam uyum sağlanmaktadır.
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Bu ilke uyarınca, diyetisyenin veri işleme süreçleri başta Anayasa ve KVKK olmak üzere ilgili tüm mevzuat ile dürüstlük kurallarının gerektirdiği sınırlar içinde kalınarak yürütülmektedir.
Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Diyetisyen tarafından işlenen kişisel verilerin doğru ve güncel duruma uygun olması için gerekli tedbirler alınmakta ve işlenmekte olan verilerin gerçek durumu yansıtmasını sağlamak amacıyla bilgilendirmeler de bulunularak veri sahiplerine gerekli imkânlar tanınmaktadır.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Diyetisyen yalnızca açık ve kesin olarak belirlenen meşru amaçlarla kişisel veri işlemekte olup, bu amaçlar dışında veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır. Bu kapsamda, diyetisyen yalnızca veri sahipleriyle kurulan iş ilişkisi ile bağlantılı olarak ve bunlar açısından gerekli olması halinde kişisel veri işlemektedir.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Diyetisyen tarafından veriler, KVKK ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak, veri kategorilerine göre belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili ve ölçülü olarak işlenmekte olup, ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Diyetisyen tarafından işlenen kişisel veriler, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu kapsamda, diyetisyen ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre varsa bu süreye uymakta; böyle bir süre yoksa verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu doğrultuda mevzuatta öngörülen sürenin bitimi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler diyetisyen tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Diyetisyen gelecekte kullanma ihtimalinin varlığına dayanarak veri saklamamaktadır.
Ø KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI HUSUSU
KVKK 5. maddesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin koşullar düzenlenmiş olup, diyetisyen tarafından kişisel veriler KVKK’ da belirtilmiş olan verilerin işlenmesi koşullarına uygun olmak şartı ile aşağıda belirtilen koşullarda işlenmektedir.
Kanun'da sayılan istisnalar dışında, diyetisyen ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir. Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir:
v Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
v Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
v Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
v Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
v Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
v Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
v Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Ø KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI HUSUSU
Diyetisyen tarafından elde edilen kişisel verileriniz, aşağıda açıklanan kapsamlar dahilinde işlenebilecektir:
v Stratejik planlama ve iş ortakları/tedarikçi yönetimi,
v Danışana dokunan süreç ve operasyonlar,
v Diyetisyen iç operasyonları,
v Hukuksal, teknik ve idari sonucu olan faaliyetler,
v İK operasyonları,
v Pazarlama operasyonları
Yukarıda belirtilen kategoriler bilgilendirme amaçlı olup, diyetisyenin gelecekteki işletme faaliyetlerini yürütebilmesi için tarafımızca başka kategoriler de eklenebilecektir. Bu gibi durumlarda diyetisyen, en hızlı şekilde bilgilendirmeye devam edebilmek için, belirtilen kategorileri ilgili metinlerde güncellemeye devam edecektir.
Ø KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI HUSUSU
Elde ettiğimiz kişisel veriler, diyetisyenin işletme faaliyetlerini yerine getirebilmesi amacıyla, uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Söz konusu faaliyetler kapsamında, diyetisyen tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere, ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir.
İlgili mevzuatlar uyarınca, kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasına cevaz verilen veya zorunlu tutulan haller müstesna olmak kaydıyla, kişisel verilerin işlenme amaçlarının sona ermesi durumunda, diyetisyen tarafından resen yahut ekte bulunan veri sahibi başvuru formu aracılığıyla ve kullanılabilecek farklı teknikler (Fiziksel olarak yok etme, yazılımdan kalıcı olarak silme, maskeleme, veri türetme, toplulaştırma, veri karma, uzman tarafından silme vb.) ile veri sahiplerinin talebi üzerine veriler silinecek, yok edilecek yahut anonimleştirilecektir. Kişisel verilerin söz konusu yöntemler vasıtasıyla imha edilmesi durumunda, bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilecektir.
Diyetisyenin meşru menfaatinin olduğu durumlarda, veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler, Borçlar Kanunu’nda düzenlenen genel zamanaşımı süresinin (on yıl) sona ermesine kadar saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler, yukarıda belirtilen prosedüre göre silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir. Yürürlükteki mevzuatta ilgili verinin saklanması için diyetisyene daha uzun süre ile yükümlülük yüklenmiş olması halinde, diyetisyen, on yıllık zamanaşımı süresi ile bağlı olmaksızın, veriyi saklama hakkına sahiptir. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’ da yer alan imha süreleri çerçevesinde 6 aylık periyodlarla işbu Politika’ da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
Ø KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI HUSUSU
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin olarak, KVKK’ nın 9. maddesi doğrultusunda veri sahibinin açık rızası aranmaktadır. Ancak, özel nitelikli kişisel veriler dahil, kişisel verilerin veri sahibin açık rızası olmaksızın işlenmesine izin verilen şartların varlığı halinde, kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede, yeterli korumanın bulunması kaydıyla veri sahibinin açık rızası aranmaksızın diyetisyen tarafından kişisel veriler yurtdışına aktarılabilecektir. Eğer aktarım yapılacak ülke Kurul tarafından yeterli korumanın bulunduğu ülkeler arasında belirlenmemiş ise, diyetisyen ve ilgili ülkedeki veri sorumlusu/veri işleyen yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt edecektir.
Ø VERİ SAHİBİNİN TÜM HAKLARI
Diyetisyen tarafından işbu Politika’ da yer alan esaslara uygun olarak işlenen kişisel verilere ilişkin olarak, KVKK’ nın 11. maddesinde veri sahipleri için tanınan hakların kullandırılması konusunda gerekli önlemler alınmıştır. Bahse konu haklar şunlardır:
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) Yukarıdaki (d) ve (e) maddeleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Ø VERİ GÜVENLİĞİ HAKKINDA ALINMIŞ TÜM TEDBİRLER
Diyetisyen, kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVKK’ nın 12(1). Maddesinde öngörülen tedbirler şunlardır:
- Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
- Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
- Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak.
Diyetisyenin bu kapsamda aldığı önlemler aşağıda sayılmıştır:
Diyetisyen kendi kurum veya kuruluşunda, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır.
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, diyetisyen bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, diyetisyen, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile çerçeve sözleşme imzalar yahut sözleşmelere ekleyeceği hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
Diyetisyen kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline gerekli KVK eğitimlerini verir.
Diyetisyen veri güvenliğini sağlamak amacıyla bilgili ve deneyimli kişiler istihdam eder ve personeline gerekli KVK eğitimlerini verir.
Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
Kurulan sistemler kapsamında risk analizi, veri sınıflandırması, BT risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
Kişisel verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek ve/veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişimi yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
Diyetisyen tarafından özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi kapsamında alınan önlemler aşağıda sayılmıştır:
Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir politika ve prosedürleri belirler.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlemesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik olarak;
Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verir.
Gizlilik sözleşmeleri yapar.
Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamlarının ve sürelerinin net olarak tanımlamasını yapar.
Periyodik olarak yetki kontrollerini gerçekleştirir.
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerinin derhal kaldırılması, bu kapsamda veri sorumlusu tarafından kendisine tahsis edilen envanterin iadesi sağlanır.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar elektronik ortam ise;
Verilerin kripto grafik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmesini sağlar.
Kripto grafik anahtarların güvenli ve farklı ortamlarda tutulmasını sağlar.
Verilerin üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtlarının güvenli olarak loglanmasını sağlar.
Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilmesi, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılmasını/yaptırılmasını, test sonuçlarının kayıt altına alınmasını sağlar.
Verilere bir yazılım aracılığı ile ulaşılıyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmelerinin yapılması, bu yazılımların güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılmasını/yaptırılmasını, test sonuçlarının kayıt altına alınmasını sağlar.
Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi oluşturur.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise;
Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmasını sağlar.
Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanmasıyla yetkisiz giriş çıkışların engellenmesi sağlanır.
Özel nitelikli kişisel veriler aktarılacaksa; verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılması yapılmaktadır.
Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kripto grafik yöntemlerle şifrelenmesi ve kripto grafik anahtarın farklı ortamlarda tutulması sağlanmaktadır.
Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya SFTP yöntemiyle veri aktarımının gerçekleşmesi sağlanmaktadır.
Verilerin kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınarak ve evrakın “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmesi sağlanmaktadır.
Ø GÖRÜNTÜ KAYITLARININ İŞLENMESİ HUSUSU
Diyetisyen tarafından, diyetisyen tesis ve işletmelerinin genel ve ticari güvenliğinin temin edebilmesi amacıyla, KVKK’ da öngörülen ve işbu Politika’ da yer verilen temel ilkelere uygun olarak ziyaretçilerin, çalışanların ve diğer ilgili kişilerin görüntü kaydı alınmakta ve bu kayıtlar işlenme amaçlarına uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
Görüntü kaydı alınan yerlerde, veri sahiplerinin bilgilendirilmesi amacıyla, görüntü kaydı alındığına dair uyarı görünür bir biçimde yer almaktadır. Söz konusu faaliyetler kapsamında diyetisyen tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir.